Redaksjonens oppgåver og ansvar, del 2

Frå manus til ferdig årbok

Av Kjell Haugland

Korleis får vi artikkelen slik vi vil ha den?

Vi kan spare oss for mye unødig arbeid og frustrasjonar dersom vi tek ein prat med forfattaren om korleis artikkelen skal leggast opp før ho/han begynner skrivearbeidet. Eit viktig punkt i forfattarsamtalen er sjølvsagt omfanget. Vi drøfter også kva illustrasjonar som bør vere med, og kven som skal skaffe dei.

I samtalen kan det vere nyttig å minne forfattaren om at artikkelen bør delast opp med mellomtitlar. Side opp og side ned med massiv tekst verkar fort avskrekkande på lesarane, og er ikkje vanleg i bøker og aviser i dag. Det kan også vere på sin plass å løfte ein peikefinger når det gjeld språkbruken: Unngå – eller forklar – ord og uttrykk som folk flest ikkje forstår! Alle fagområde har sine interne vokabular, som kan vere ganske utilgjengelege for dei som står utafor. Historikarar som arbeider med gamle tingbøker og skifteprotokollar, har ein slem tendens til å glømme at folk flest ikkje veit kva ord som «leiermål» og «tingsvitne» betyr. Men det skal berre noen forklarande ord til for å få fram meiningsinnhaldet, gjerne i ein parentes.

Kanskje kan det lønne seg å lage ein skriftleg forfattarinstruks med generelle råd og retningslinjer for korleis årbokartiklane skal setjast opp. Sjølv har eg ikkje gjort det, først og fremst fordi dei som skriv for oss, har så ulike føresetnader at eg trur ein uformell samtale fungerer betre enn skriftlege instruksar.

«Språkvask» og anna redigeringsarbeid

Når stoffet etter kvart kjem inn som avtalt frå artikkelforfattarane, begynner eit tidkrevjande arbeid for redaktøren. Sjeldan er det slik at ein artikkel kan gå direkte til trykking. Skrivefeil må rettast opp, uklar eller dårleg språkføring forbetrast. Sjølvsagt er det ei vurderingssak kor kritisk ein skal vere og kor mye tid ein skal legge ned i den såkalla «språkvasken», men redaksjonen bør ha som mål – og setje si ære i – å halde ein jamn og god standard.

Skal det vere komma her? Skal punktum stå utafor eller innafor parentesen? Slike formelle spørsmål vil stadig dukke opp i redaksjonen, og derfor må vi ha ei god rettleiings- og regelbok for handa. Sjølv bruker eg Finn-Erik Vinjes Skriveregler (siste utgåva 2005). Her finst svar på det meste når det gjeld norske skrivekonvensjonar.

Men ofte er det atskillig meir enn reint språklege og formelle endringar som må gjerast med eit manus. Det kan vere at framstillinga verkar uklar og uoversiktleg fordi ho manglar ein klar struktur. Mange sidesprang og avsporingar frå temaet øydelegg ein artikkel som i utgangspunktet verkar lovande. Kanskje bør noe av stoffet kuttast ut fordi det strengt tatt ikkje har noen funksjon i forhold til det artikkelen dreier seg om? Da har redaktøren eigentleg to val: anten sende artikkelen tilbake til forfattaren til omredigering eller gjere jobben sjølv. Sjølv plar eg følgje den siste linja: Eg kuttar og ommøblerer frimodig i stoffet og lagar ein redigert versjon av artikkelen, som eg så sender over til forfattaren for kommentar og godkjenning. I dei fleste tilfelle er tilbakemeldinga positiv: Redigeringsarbeidet har gjort artikkelen betre, takk for hjelpa! Berre éin gong i løpet av nesten tretti år har eg opplevd at forfattaren reagerte negativt og trekte stoffet tilbake.

Det inngår også i redigeringsarbeidet å sjå til at litteratur- og kjeldereferansar er på plass. Det må alltid kome klart fram kvar sitat er henta frå, likeins kva litteratur ein har bruka i arbeidet med artikkelen. Av og til kan det vere nødvendig å ha eit noteapparat – og da helst sluttnotar og ikkje sidenotar, som bryt opp sida på ein måte som kan verke forstyrrande på lesaren. Men som regel er det nok å bygge tilvisingane inn i teksten og i tillegg ha ei utførleg kjeldeliste sist i artikkelen.

Det moralske ansvaret til redaktøren – og det juridiske

«Tida lækjer alle sår» seier eit gammalt visdomsord, som også er gyldig for årbokredaksjonar. Det er uproblematisk å ta inn artiklar om drap og kjeltringstrekar som skjedde på 17–1800-talet; etterkomarane til dei skuldige tek seg ikkje nær av det. Men ganske annleis stiller det seg om artikkelen gjeld kriminelle forhold frå dei siste generasjonane. Spesielt problematisk er siste verdskrigen og landssvikoppgjeret. Bør årboka ta inn ein artikkel om den lokale frontkjemparen – eller om lensmannen og hans samarbeid med okkupantane?

Mi oppfatning er at redaktøren bør kjøre ei varsam linje når det gjeld slikt stoff. Ei god rettesnor er å teste på seg sjølv: Korleis ville eg personleg ha reagert dersom artikkelen galdt meg og mine? Dette inneber ikkje at årboka må styre unna stoff som for eksempel gjeld nazismen og lokalsamfunnet under krigen. Det går an å skrive om emnet utan å gå ned på personnivå.

Som redaktørar har vi også eit juridisk ansvar: Årboka skal ikkje ha innhald som bryt med norsk lov. Det inneber blant anna at vi ikkje må sleppe inn stoff og formuleringar som kan vere injurierande, det vil seie uriktige og grovt krenkande. Her er det eigentleg berre eit spørsmål om å bruke vanleg vett og forstand. Meir komplisert kan det nok vere å ha eit korrekt forhold til åndsverkloven. Den fastslår at «den som skaper et åndsverk, har opphavsrett til verket». Som åndsverk blir rekna mellom anna «skrifter av alle slag» og «malerier, tegninger, grafikk og lignende billedkunst». Opphavsretten gir skaparen av verket einerett, men den er ikkje evigvarande: «Opphavsretten varer i opphavsmannens levetid og 70 år etter utløpet av hans dødsår. » Også foto er verna i åndsverkloven, med eigne reglar.

Loven inneber at vi ikkje utan vidare kan ta artiklar eller anna stoff frå for eksempel andre årbøker og trykke dei i vår. Vi kan heller ikkje «låne» eit maleri frå nyare tid som vi har funne i ei kunstbok. Vil vi bruke materiale som er verna av åndsverkloven, må vi be om løyve frå dei som sit med rettane. – Åndsverkloven og ei innføring i den finn vi på heimesida til Kopinor: www.kopinor.no

Tilrettelegging for trykking

Når sjølve redigeringsarbeidet er gjort, må dokumentet sjekkast reint teknisk før det går til trykking. No er det nok slik at det meste av stoffet kjem inn frå forfattarane i elektronisk form, på ein diskett eller CD – eller som vedlegg til e-post. Men kvaliteten på dataoppsettet kan variere mye, og vi bør gå grundig gjennom filene før vi ekspederer dei vidare til sidemontøren. Elles kan vi risikere å få eit betydeleg ekstraarbeid når sidekorrekturen kjem.

Dokumentet bør vere sett opp på ein så enkel måte som muleg, helst med ujamn høgremarg og utan bruk av orddelingsfunksjonen. Det må heller ikkje vere oppsett i spalter. Slik «formatering» kan skape problem for programmet som skal ta over teksten og lage sidene.

I tekstbehandlingsprogrammet ligg det skjulte styringskodar (formateringsmerke) som vi bør forsikre oss om er korrekte. Elles kan det bli skjemmande feil i sidemontasjen. Vi får kodane fram (i tekstbehandlingsprogrammet Word) ved å gå inn på «Verktøy» og velje «Alternativ» – «Vis» – «Formateringsmerke». Kryss av for «Alle». Av og til opplever ein å få tekstar der tasten for linjeskift er bruka tilfeldig, inne i avsnitt. I sideombrekkinga vil dette uunngåeleg føre til tilfeldige, skjemmande linjeskift. Ver derfor nøye med å fjerne slike kodar. Ein vil også rett som det er få tekstar der skrivaren har bruka mellomromtasten for å lage avsnittsinnrykk. Resultatet i trykken vil bli ujamne innrykk – ikkje pent! Fjern mellomromma og erstatt dei med eitt tabulatorinnrykk.

Ein nyttig funksjon er Søk og erstatt. Svært ofte vil det vere ein del doble mellomrom i teksten – forfattaren har brukt tasten for mellomrom to gonger, og det bør rettast opp. Sett inn to mellomrom på «søk etter» og eitt på «erstatt med», klikk på «erstatt alle» – og jobben er gjort. Ofte oppdagar vi at forfattaren er inkonsekvent når det gjeld skrivemåten av namn, for eksempel bruker han «Ola» og «Ole» om einannan for same personen. Også slikt rettar vi raskt opp med Søk og erstatt-funksjonen.

Bildetekstene plar eg plassere heilt til slutt i kvar artikkel. Så bruker sidemontøren klipp- og limfunksjonen i monteringsprogrammet for å få dei på rett plass.

Kor mye skal vi gjere sjølv med bildematerialet?

Vanleg praksis når det gjeld foto har vore å legge dei i ein konvolutt og la trykkeriet ta seg av skanninga og etterbehandlinga. Men den digitale revolusjonen har gjort det fullt muleg for ein årbokredaktør å vere sin eigen bildebehandlar, utan dyre investeringar. Med ein skannar til eit par tusen kroner og ein bildeprogram som Adobe Photoshop Elements til knapt tusen kan redaktøren gjere bildematerialet trykkeklart og levere det til sidemontøren på ein CD saman med teksten. Rett nok hører vi iblant at dette er spesialarbeid som vi bør overlate til dei profesjonelle, i staden for å fuske i faget. Og det er tvillaust riktig at ein må oppsøke fagfolk på området dersom ein vil ha det aller beste resultatet. Men mi erfaring er at ein interessert amatør kan gjere dette arbeidet med godt resultat. Og eg har meir enn éin gong opplevd at grafiske bedrifter leverer middelmåtig eller dårleg arbeid fordi dei ikkje bryr seg om å legge ned særlig tid og omtanke i det. Så mitt råd er at ein ikkje skal vere redd for å prøve seg på bildebehandling. Ta eit kurs, snakk med folk som driv med slikt og har erfaring.

I dag er det blitt vanleg at mye av bildestoffet til årboka kjem i digital form, på ein CD eller som vedlegg til e-post. Redaktøren bør sjølv ha eit digitalt kamera som ho/han bruker når det trengst bilde til boka. Svært viktig når det gjeld foto som skal trykkast, er at dei har god nok oppløysing, normalt 300 dpi. Ver påpasseleg med dette når artikkelforfattarar tek på seg å skanne bilde sjølv. Skannaren må vere innstilt på 300 dpi og på den breidda bildet skal ha i årboka – minst.

Sidemontering og trykking

Før i tida – før den digitale revolusjonen snudde om på det meste i den grafiske bransjen – tok trykkeria seg av både sidemontasjen (ombrekkinga) og trykkinga. Utstyret som trongst til å lage sider, var komplisert å bruke og svært dyrt. I dag kan i utgangspunktet kven som helst gjere bøker og andre trykksaker ferdig til trykking. Du treng berre ein PC med skannar og eit bildebehandlingsprogram – og eit ombrekkingsprogram. Noen årbokredaksjonar gjer da også førtrykkarbeidet sjølv, og jamt over med godt resultat. Men normalt vil ein overlate denne delen av produksjonen til ei grafisk bedrift. Og da er det viktig å velje ei som held god standard og ikkje oppfattar årboka som eit «venstrehandsarbeid».

Når sidene er monterte, får vi papirutskrifter i to eksemplar og kan gå laus på sidekorrekturen. Den eine utskrifta sender vi til forfattaren, saman med eit følgjeskriv der vi ber ho/han om rask retur og samtidig understrekar at det ikkje må gjerast tilføyingar eller andre endringar i teksten utan at det er absolutt nødvendig. Det hender at vi får tilbake korrekturar der forfattaren har omarbeidd, meir eller mindre, delar av artikkelen. Slikt skaper meirarbeid både for redaktør og sidemontør, og kan lett resultere i ei ekstrarekning.

Det er viktig at alle forfattarar får sidekorrektur til gjennomsyn og godkjenning. Da har redaktøren sitt på det tørre! Ta gjerne vare på korrekturane ei tid etter at årboka er trykt.

Dersom redaktøren har vore nøye med korrekturlesinga før stoffet gjekk til ombrekking, burde ikkje denne siste gjennomgangen ta særleg mye tid. Men det er noen sider ved oppsettet vi bør halde eit spesielt auge med. For det første må vi kontrollere at orddelingar ved linjeskift er korrekte. Ombrekkingsprogramma i dag er nok gode på orddeling, men av og til vil det dukke opp merkelege og kanskje komiske delingar, som skjemmer og forstyrrar lesinga. Vidare bør vi kontrollere at tekstformateringar som kursiv og halvfeit ikkje har falle ut. Sjå også til at sida verkar pent og harmonisk oppsett. Kanskje har noen linjer skjemmande store ordmellomrom fordi orddelinga ikkje er god nok. Da må vi prøve oss fram med manuell deling. Det blir heller ikkje vakkert dersom øvste linja på ei side er slutten av eit avsnitt og berre består av eitt eller noen få ord. Også slike estetiske problem vil sidemontøren kunne rette opp med enkle grep.

Ved korrekturen skal det ideelt sett brukast spesielle korrekturteikn, for å lette rettingsarbeidet. Dei finn ein i oppslagsverk og rettleiingsbøker som t.d. Finn-Erik Vinjes Skriveregler. Personleg synest eg at opprettingsarbeidet blir mest effektivt når eg sjølv er til stades og sit ved skjermen saman med sidemontøren. Eg går gjennom korrekturen frå side til side, mens han rettar. Da slepp han å bruke tid på å tyde meir eller mindre utydeleg handskrift, og eg får kontrollert at rettingane blir slik eg ønskjer. Fører ei retting til nye problem, for eksempel uheldige forskyvingar på sida, finn vi ei løysing på det i fellesskap.

Når korrekturarbeidet er ferdig, kan det lønne seg å få ei siste utskrift for å kontrollere at alle rettingar er korrekt utført og ingen gløymde. Så er arbeidet vårt omsider gjort, og årboka kan gå i trykken.

Gløym ikkje ISSN-nummeret og avleveringsplikta!

Før årboka går i trykken, må vi sørgje for å ha på plass ISSN-nummeret – eit eige identifikasjonsnummer som alle periodiske publikasjonar skal ha. Nummeret får vi tildelt av Nasjonalbiblioteket og er det same frå år til år. Det skal plasserast på ein godt synleg stad, for eksempel i eit hjørne på baksida. Nasjonalbiblioteket skal også ha sju eksemplar av den ferdige årboka. Ifølgje reglane for denne såkalla pliktavleveringa skal utgjevaren levere fem eksemplar og trykkeriet to. Det mest praktiske og sikraste er at vi som utgjevar legg sju eksemplar i pakken til Nasjonalbiblioteket, og orienterer trykkeriet om det. Adressa for pliktavlevering og fyldig informasjon både om avleverings- og nummereringssystemet finn vi på internettsidene til Nasjonalbiblioteket: www.nb.no

Framleis kjem det ut årbøker som manglar ISSN-nummer, og det finst nok redaksjonar som ser gjennom fingrane med avleveringsplikta. Det blir stundom sagt at det er urimeleg at vi skal påleggast å levere mange eksemplar av bøkene til ein offentleg institusjon utan å få betaling. Men i realiteten får vi mye att for denne tenesta. Fire av eksemplara blir fordelte på dei norske universitetsbiblioteka, to blir reserverte for utlån på Nasjonalbiblioteket, mens eitt blir oppbevart som sikringseksemplar for framtida. Dermed er årboka tilgjengeleg langt utanom lokalsamfunnet, for forskingsmiljø og for interesserte elles. Alle kan låne boka for eksempel via det lokale folkebiblioteket. Ho blir også registrert i den store litteraturbasen BIBSYS (www.bibsys.no)

I det heile bør vi som steller med årbøker, ikkje gløyme det større perspektivet: Boka har verdi også for mange utanom lokalsamfunnet, anten det no er forskarar og forfattarar som leitar etter stoff om spesielle tema eller «vanlege» folk som er interesserte i lokalhistorisk litteratur generelt. Så det er ingen grunn til at vi skal søke anonymitetens mørke og stikke våre lys under ei skjeppe.

Denne artikkelen sto på trykk i Lokalhistorisk magasin 1/06.

Nettstedet har mottatt økonomisk støtte fra Kulturnett Norge